Conheça a Coleção Manual de Normas Extrajudiciais de Minas Gerais.
1. O Dever de Entregar o Acervo (Art. 58 e 61)
O responsável que está saindo (seja o antigo titular, interino ou interventor) tem o dever absoluto de garantir a continuidade do serviço, repassando ao novo responsável:
- Tudo em Bom Estado: Livros, documentos, papéis, carimbos, mídias, selos de fiscalização e todo o acervo.
- Informação Vital: Além dos itens físicos, deve repassar o banco de dados completo, o software e as senhas necessárias para o seu pleno uso.
- Garantia: O objetivo é garantir que a prestação do serviço seja adequada, eficiente e sem interrupção.
Punição por Falha: Em nenhuma hipótese o responsável anterior pode se recusar a entregar o acervo. Caso isso aconteça, o Juiz Diretor do Foro nomeará um servidor (de sua confiança) para realizar o inventário à força e garantir a transição.
Indenização de Bens:
- O novo titular deve indenizar o responsável anterior pelos custos dos softwares.
- Se o novo titular optar por usar as instalações, móveis, equipamentos e utensílios do cartório, ele também deverá pagar uma indenização, mediante negociação entre as partes.
- Se a vacância ocorreu por falecimento, essas indenizações devem ser pagas ao espólio (conjunto de bens) do falecido.
Regra do Software: Mesmo que não haja consenso sobre o valor da indenização do software de acesso ao banco de dados, ele deve ser disponibilizado imediatamente para garantir a continuidade. O valor pode ser discutido posteriormente na Justiça.
2. O Início do Processo (Art. 59 e 60)
O processo de transição começa a partir da data em que o novo titular recebe a outorga da delegação.
- Inventário Prévio: O novo titular pode solicitar ao Juiz Diretor do Foro que um servidor (preferencialmente um oficial de justiça avaliador) acompanhe o processo. Este servidor verificará a entrega dos itens com base no inventário que o responsável anterior protocolou.
- Relatório: O servidor elaborará um relatório detalhado sobre quaisquer falhas ou itens ausentes.
3. Responsabilidades Financeiras (Art. 63 e 64)
Na transição, a responsabilidade financeira muda imediatamente:
- Responsabilidade do Novo Titular: A partir da sua entrada em exercício, todos os atos praticados são de responsabilidade do novo titular. Ele fará jus aos emolumentos (honorários) e terá a obrigação de recolher a Taxa de Fiscalização Judiciária (TFJ) e o RECOMPE-MG sobre eles.
- Atenção à Prenotação: Essa regra vale mesmo que o documento tenha sido “reservado” no livro (prenotado) antes da sua entrada em exercício.
- Repasse ao Anterior: O novo responsável deve repassar ao anterior quaisquer valores que ele venha a receber que sejam referentes a atos que já estavam finalizados e assinados na gestão anterior. Desse valor, ele deve deduzir os impostos e taxas (TFJ, RECOMPE-MG) que ainda não foram pagos.
O que o Anterior Deve Entregar na Transição:
- A lista dos atos que foram pagos, mas que não foram praticados até a data da transição.
- A soma dos valores recebidos como depósito prévio (pagamento antecipado das custas).
- A guia de recolhimento da TFJ e o comprovante do RECOMPE-MG referentes a todos os atos praticados até o último dia de sua gestão.
4. Regras Especiais para Cartórios de Protesto (Art. 65)
Devido à natureza financeira do serviço, o Cartório de Protesto tem regras adicionais na transição:
- Sustação de Título: O responsável anterior deve repassar ao novo titular os depósitos prévios referentes a títulos que foram sustados (bloqueados judicialmente).
- Pagamento Pendente: Títulos que já foram pagos pelo devedor, mas que ainda não foram repassados aos credores, devem ser entregues ao novo responsável para que ele faça a devida liquidação.
- Emolumentos de Títulos Posteriores: Caso a lei adie o pagamento das custas de um título (como acontece com o protesto de títulos judiciais), e esse título só for pago/cancelado após a transição, o novo titular deve repassar os emolumentos referentes ao protesto lavrado pelo anterior.
Mapa mental (I.A.)
Resumo em áudio (I.A.)
Anote no caderno (escreva à mão!)
1. Entrega do Acervo e Continuidade (Art. 58 e 61)
- Dever Absoluto: O responsável que sai deve entregar todo o acervo em bom estado (livros, documentos, carimbos, selos, mídias e papéis).
- Patrimônio Digital: É obrigatória a entrega do banco de dados completo, softwares e todas as senhas de acesso.
- Garantia de Serviço: A transição não pode interromper a prestação do serviço público.
- Intervenção Judicial: Em caso de recusa na entrega, o Juiz Diretor do Foro designará um servidor para realizar um inventário compulsório (à força).
- Indenizações: O novo titular deve indenizar o antecessor pelos custos dos softwares.
- Móveis e equipamentos podem ser utilizados mediante negociação e pagamento de indenização.
- Em caso de falecimento, os valores são pagos ao espólio.
- Regra de Ouro: O software deve ser liberado imediatamente, mesmo que o valor da indenização ainda esteja sendo discutido judicialmente.
2. Início e Fiscalização (Art. 59 e 60)
- Marco Inicial: O processo começa oficialmente na data da outorga da delegação ao novo titular.
- Acompanhamento Judicial: O novo titular pode solicitar que um servidor da justiça (como um oficial avaliador) acompanhe a entrega.
- Conferência e Relatório: É feita uma conferência rigorosa com base no inventário protocolado, resultando em um relatório detalhado sobre eventuais falhas ou itens faltantes.
3. Responsabilidades Financeiras (Art. 63 e 64)
- Mudança de Gestão: A responsabilidade financeira e o direito aos emolumentos (honorários) passam para o novo titular no momento da entrada em exercício.
- Encargos Legais: O novo titular assume o recolhimento da Taxa de Fiscalização Judiciária (TFJ) e do RECOMPE-MG.
- Regra da Prenotação: Atos registrados após a posse pertencem ao novo titular, mesmo que o documento tenha sido apresentado (prenotado) na gestão anterior.
- Ajuste de Contas:
- O novo titular deve repassar valores ao antecessor por atos já finalizados e assinados na gestão antiga, deduzindo impostos pendentes.
- O antecessor deve entregar a lista de atos pagos mas não praticados, o montante de depósitos prévios e os comprovantes de recolhimento de taxas (TFJ/RECOMPE-MG) até o último dia de sua gestão.
4. Regras Específicas para Protesto (Art. 65)
- Títulos Sustados: Repasse obrigatório dos depósitos prévios de títulos com sustação judicial.
- Liquidação de Títulos: Títulos já pagos por devedores, mas ainda não repassados aos credores, devem ser entregues ao novo titular para finalização do pagamento.
- Emolumentos Diferidos: Em casos de pagamento posterior (como títulos judiciais), se o protesto foi lavrado pelo antecessor e o pagamento ocorrer na nova gestão, o valor referente ao ato de protesto deve ser repassado ao responsável anterior.
Eduardo Lopes Machado é doutorando em Direito pela PUC-MG, mestre e bacharel em Direito pela Universidade FUMEC, com especializações em Direito Notarial e Registral (PUC Minas) e em Direito Imobiliário e Notarial (ESA/OAB). Atua com destaque na área notarial e registral e, no Blog Juris+, compartilha análises objetivas e atualizadas sobre o sistema notarial e registral brasileiro.