Livros e Arquivos (Organização e Tecnologia)

1. Formato e Características dos Livros (Art. 81 a 84)

Os livros de registro podem ser organizados de duas maneiras, mas devem seguir padrões rigorosos:

• Características Comuns: Todos os livros devem ter um Termo de Abertura e um Termo de Encerramento, assinados pelo titular ou preposto autorizado.
  • Os termos devem indicar, respectivamente, a data do primeiro e do último ato praticado.
• Livros Pré-Encadernados: Devem ter entre 100 e 300 folhas numeradas.
• Livros em Folhas Soltas:
  • Podem ter até 300 folhas numeradas.
  • Devem usar tamanho padronizado (Ofício ou A4 é o recomendado).
  • O anverso e o verso de cada folha devem ter margens específicas: suficiente para a impressão, uma lateral adequada para futura encadernação, e espaço para rubricas, anotações e averbações.
  • Após o uso, as folhas soltas devem ser encadernadas, sendo proibido o uso de grampo, parafuso ou espiral.
• Finalização de Ato: É permitido que o livro ultrapasse o limite de folhas estabelecido (300) para permitir a finalização do último ato que foi iniciado.

2. Escrituração Eletrônica e Segurança (Art. 86 e 86-A)

A regra geral agora é a escrituração eletrônica, visando a segurança dos dados:

• Obrigatoriedade Eletrônica: A partir de 1º de março de 2025, todos os livros deverão ser escriturados eletronicamente, sendo vedada a escrituração manual ou mecânica.
  • Livros manuscritos existentes devem ser encerrados até essa data.
  • Apenas anotações e averbações podem, excepcionalmente, ser feitas de forma manuscrita.
• Sistema de Backup Obrigatório: O cartório que adotar a escrituração eletrônica deve manter um sistema de backup atualizado a cada 24 horas, no máximo.
• Cópia de Segurança Externa: Pelo menos uma cópia do backup deve ser arquivada em local distinto do cartório (servidores externos ou mídias seguras).
• Transmissão: Os arquivos eletrônicos, backups e o banco de dados fazem parte do acervo e devem ser integralmente transmitidos, com os respectivos softwares, ao novo titular em caso de transição.
• Livros Exclusivamente Eletrônicos: Livros como o Protocolo, o Diário Auxiliar de Receita e Despesa, o Livro de Editais de Proclamas, e todos os livros de Protesto e Distribuição podem ser mantidos exclusivamente em meio eletrônico, desde que sigam os padrões de segurança do CNJ.

3. Retirada dos Livros (Art. 85)

Os livros de registro (ou fichas que os substituem) são acervo da serventia e não podem sair do cartório sem um motivo justo e legal:

• Regra Geral: A retirada dos livros do cartório só pode ocorrer mediante autorização judicial.
• Exceções (Dispensa de Autorização Judicial):
  • Casos de celebração de casamento civil em local diferente do cartório.
  • Envio para encadernação.
  • A retirada é permitida apenas pelo tempo estritamente necessário e sob a responsabilidade do titular.

4. Eliminação de Documentos (Art. 88 a 91)

A destruição de documentos antigos deve seguir regras de conservação e comunicação:

• Tabela de Temporalidade: Os cartórios estão autorizados a usar a Tabela de Temporalidade de Documentos do CNJ (Provimento nº 50/2015) para determinar por quanto tempo um documento deve ser mantido.
• Inutilização: Após o prazo de guarda (temporalidade), os documentos físicos podem ser triturados ou fragmentados, garantindo-se o sigilo e o interesse histórico.
• Destino do Papel: É proibida a incineração (queima). O papel deve ser destinado à reciclagem (coleta seletiva ou doação para associações de catadores).
• Comunicação de Eliminação: O titular deve comunicar ao Juiz Diretor do Foro sobre toda eliminação de documentos ocorrida no semestre anterior, com prazo até 31 de maio e 30 de novembro de cada ano.
  • A comunicação deve detalhar a data, o tipo de documento, a quantidade/peso e o nome da entidade que recebeu os documentos reciclados.
• Arquivos Digitais: Documentos arquivados digitalmente ou em microfilme devem ser conservados permanentemente.
• Arquivamento Externo: Os arquivos físicos podem ser instalados em local externo ao cartório, desde que haja autorização prévia do Juiz Diretor do Foro.

Mapa mental (I.A.)

Resumo em áudio (I.A.)

Anote no caderno (escreva à mão!)

Formato e características dos livros (Arts. 81 a 84)

• Os livros de registro podem ser organizados em formato pré-encadernado ou em folhas soltas, observados padrões obrigatórios.
• Todos os livros devem conter:
• Termo de Abertura;
• Termo de Encerramento;
• assinatura do titular ou de preposto autorizado;
• indicação da data do primeiro e do último ato praticado.

Livros pré-encadernados

• Devem conter entre 100 e 300 folhas.
• As folhas devem ser numeradas.

Livros em folhas soltas

• Podem conter até 300 folhas numeradas.
• Devem adotar tamanho padronizado (preferencialmente Ofício ou A4).
• Cada folha deve conter:
• margens adequadas para impressão;
• margem lateral para futura encadernação;
• espaço para rubricas, anotações e averbações.
• Após o uso, as folhas devem ser encadernadas.
• É vedado o uso de grampo, parafuso ou espiral.

Finalização do último ato

• É permitido ultrapassar o limite de folhas para conclusão do último ato iniciado no livro.

Escrituração eletrônica e segurança (Arts. 86 e 86-A)

• A escrituração eletrônica é a regra geral.
• A partir de 1º de março de 2025:
• todos os livros devem ser escriturados eletronicamente;
• é vedada a escrituração manual ou mecânica;
• livros manuscritos existentes devem ser encerrados.
• Excepcionalmente, anotações e averbações podem ser feitas de forma manuscrita.

Sistema de backup e preservação do acervo digital

• Obrigatoriedade de sistema de backup atualizado, no máximo, a cada 24 horas.
• Pelo menos uma cópia do backup deve ser mantida em local distinto do cartório.
• Arquivos eletrônicos, backups e banco de dados integram o acervo da serventia.
• Em caso de transição, todo o acervo digital e os respectivos softwares devem ser transmitidos ao novo titular.

Livros exclusivamente eletrônicos

• Podem ser mantidos apenas em meio eletrônico, desde que atendidos os padrões de segurança do CNJ:
• Protocolo;
• Diário Auxiliar de Receita e Despesa;
• Livro de Editais de Proclamas;
• todos os livros de Protesto e de Distribuição.

Retirada dos livros da serventia (Art. 85)

• Os livros e fichas substitutivas integram o acervo permanente do cartório.
• Regra geral: a retirada depende de autorização judicial.
• Exceções, com dispensa de autorização:
• celebração de casamento civil fora da sede do cartório;
• envio dos livros para encadernação.
• A retirada deve ocorrer apenas pelo tempo estritamente necessário.
• O titular permanece responsável pelos livros durante todo o período de retirada.

Eliminação de documentos (Arts. 88 a 91)

• Pode ser adotada a Tabela de Temporalidade de Documentos do CNJ (Provimento nº 50/2015).
• Após o prazo de guarda, os documentos físicos podem ser inutilizados por:
• trituração;
• fragmentação, com preservação do sigilo e do interesse histórico.
• É proibida a incineração dos documentos.
• O papel deve ser destinado à reciclagem ou doado a associações de catadores.

Comunicação obrigatória da eliminação

• O titular deve comunicar ao Juiz Diretor do Foro toda eliminação ocorrida no semestre anterior.
• Prazos para comunicação:
• até 31 de maio;
• até 30 de novembro de cada ano.
• A comunicação deve conter:
• data da eliminação;
• tipo de documento;
• quantidade ou peso do material;
• identificação da entidade que recebeu os documentos.

Arquivos digitais e microfilmados

• Documentos arquivados digitalmente ou em microfilme devem ser preservados permanentemente.

Arquivamento externo

• Arquivos físicos podem ser mantidos fora do cartório.
• Exige autorização prévia do Juiz Diretor do Foro.

eduardomachado

Eduardo Lopes Machado é doutorando em Direito pela PUC-MG, mestre e bacharel em Direito pela Universidade FUMEC, com especializações em Direito Notarial e Registral (PUC Minas) e em Direito Imobiliário e Notarial (ESA/OAB). Atua com destaque na área notarial e registral e, no Blog Juris+, compartilha análises objetivas e atualizadas sobre o sistema notarial e registral brasileiro.

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