Por: Eduardo Lopes Machado
1. Introdução
A Convenção da Apostila de Haia, de 1961, introduziu um mecanismo simplificado para conferir autenticidade internacional a documentos públicos, eliminando a necessidade da chamada “legalização consular”. No Brasil, a regulamentação desse procedimento encontra-se disciplinada no Código Nacional de Normas da Corregedoria Nacional de Justiça (Provimento nº 149/2023 do CNJ), em consonância com a Resolução CNJ nº 228/2016 e o Provimento nº 62/2017.
O objetivo principal desse conjunto normativo é assegurar a padronização, a segurança e a eficiência do apostilamento, estabelecendo regras claras quanto às competências, aos procedimentos e aos controles administrativos aplicáveis às autoridades responsáveis pela aposição da apostila.
2. Conceito e Finalidade da Apostila
O Código estabelece que a legalização de documentos públicos brasileiros destinados a surtir efeitos em países signatários da Convenção da Apostila deve ocorrer exclusivamente pela aposição da apostila. Essa formalidade atesta a autenticidade da assinatura, do cargo ou da função exercida pelo signatário e, quando aplicável, do selo ou carimbo nele contido.
Consideram-se documentos públicos, para esses fins, não apenas os atos emanados de autoridades administrativas ou judiciais, mas também documentos escolares, diplomas e certificados de conclusão de cursos devidamente registrados no Brasil. O descumprimento das normas sobre o apostilamento sujeita a autoridade responsável a procedimento disciplinar e, se for o caso, à responsabilização civil e criminal.
3. Competência e Estrutura de Funcionamento
O serviço de apostilamento é delegado pelo Conselho Nacional de Justiça aos serviços notariais e de registro. Todos os cartórios de notas e de registro das capitais e do Distrito Federal são obrigados a oferecer o serviço, salvo em casos excepcionais de dispensa autorizada pelas corregedorias locais. Nos municípios do interior, a adesão é facultativa, mas recomendada para ampliar a capilaridade do sistema.
A capacitação dos notários e registradores é requisito essencial. Esses profissionais, bem como seus prepostos, devem participar de cursos supervisionados pela Corregedoria Nacional de Justiça, de modo a garantir a uniformidade do serviço. Além disso, a verificação da autenticidade das assinaturas exige consulta às centrais de sinais públicos, cujo acesso é franqueado às autoridades apostilantes.
4. O Sistema Eletrônico de Apostilamento
A aposição de apostila deve ocorrer por meio do sistema eletrônico disponibilizado gratuitamente pelo CNJ, no qual os atos são confeccionados, registrados e assinados digitalmente. Esse sistema garante a rastreabilidade e a transparência do procedimento, permitindo inclusive a inserção de imagens digitalizadas dos documentos.
A administração do sistema pode ser delegada à Anoreg/BR ou a outra entidade representativa, mediante termo de cooperação técnica, sempre sem ônus para o CNJ. A fiscalização cabe a um Comitê Técnico da Corregedoria Nacional de Justiça.
5. Procedimentos de Apostilamento
O procedimento de apostilamento pode envolver tanto documentos físicos quanto eletrônicos. No primeiro caso, utiliza-se papel de segurança numerado, vinculado ao Cadastro Nacional de Serventias, cuja alienação ou cessão é expressamente proibida. Nos casos de documentos eletrônicos, admite-se a aposição de apostila em formato digital, desde que os arquivos estejam em conformidade com as normas de assinatura eletrônica previstas na legislação brasileira (MP 2.200-2/2001, Lei 11.419/2006 e Lei 14.063/2020).
O solicitante não precisa apresentar requerimento escrito, bastando o pedido verbal ou presencial. A autoridade apostilante deve prestar os devidos esclarecimentos, emitir recibo de protocolo e estipular prazo de entrega, limitado a cinco dias. A análise formal envolve a conferência das assinaturas, cargos e selos do documento. Havendo dúvida sobre a autenticidade, instaura-se procedimento prévio. Caso persista a dúvida, a apostila poderá ser recusada, em decisão fundamentada, passível de impugnação.
Outro ponto relevante é a possibilidade de apostilamento de traduções. Apenas traduções juramentadas, realizadas por tradutor público ou nomeado pela junta comercial, podem ser apostiladas, e o procedimento exige duas apostilas distintas: uma para o documento original e outra para a tradução.
6. Erros, Extravio e Controle
Erros no apostilamento exigem a emissão de nova apostila, inutilizando-se a anterior. Se o erro decorrer de falha da autoridade apostilante, não haverá custo adicional para o solicitante; caso contrário, os custos recaem sobre este.
No caso de extravio ou inutilização do papel de segurança, a ocorrência deve ser registrada no sistema eletrônico e o material destruído de forma controlada, como por incineração, com a devida anotação do incidente.
7. Emolumentos e Isenções
Os emolumentos são cobrados por apostila, em regra, de acordo com a Resolução CNJ nº 228/2016, até que legislação específica seja editada em cada estado ou no Distrito Federal. No entanto, há hipóteses de isenção: documentos solicitados por órgãos da Administração Direta, em interesse do serviço público, não geram cobrança. Nessas situações, o pedido deve ser formalizado por ofício, e o Judiciário local deve estabelecer mecanismos de compensação. É vedada a prática de cobrança parcial ou diferenciada, ressalvadas as hipóteses legais de isenção ou diferimento.
8. Conclusão
O apostilamento, no ordenamento jurídico brasileiro, constitui um mecanismo de cooperação internacional que fortalece a segurança jurídica e a circulação de documentos entre países. O Código Nacional de Normas do CNJ estabelece um regime minucioso para o procedimento, buscando equilibrar eficiência, controle e segurança.
Ao sistematizar competências, procedimentos, controles e hipóteses de isenção, a normativa consolida o papel do CNJ como órgão regulador da atividade notarial e registral, garantindo maior confiabilidade ao sistema. Desse modo, a apostila cumpre função essencial para a integração do Brasil à ordem jurídica internacional e para a facilitação de relações jurídicas transnacionais.
Eduardo Lopes Machado é doutorando em Direito pela PUC-MG, mestre e bacharel em Direito pela Universidade FUMEC, com especializações em Direito Notarial e Registral (PUC Minas) e em Direito Imobiliário e Notarial (ESA/OAB). Atua com destaque na área notarial e registral e, no Blog Juris+, compartilha análises objetivas e atualizadas sobre o sistema notarial e registral brasileiro.