Por: Eduardo Lopes Machado
1. Introdução
Os artigos 310 e 311 do Código Nacional de Normas (CNN) estabelecem o regime de cadastros mantidos pelo Colégio Notarial do Brasil – Conselho Federal (CNB/CF), fundamentais para a governança, fiscalização e segurança jurídica da atividade notarial. Esses cadastros vão desde a listagem de notários e prepostos até informações detalhadas sobre os clientes e os atos praticados, em conformidade com as normas de combate à lavagem de dinheiro (COAF).
2. Cadastro Nacional de Notários e Prepostos (Art. 310)
O CNB/CF é responsável por manter o cadastro de todos os tabeliães de notas e pessoas com atribuição notarial em território nacional, incluindo aqueles em caráter temporário (interinos e interventores).
- Dados dos Prepostos: O cadastro deve incluir dados dos prepostos, detalhando os poderes a eles conferidos, e as datas de início e término da delegação/preposição, bem como eventuais interrupções.
- Atualização e Fiscalização: Os Tribunais de Justiça têm o prazo de 60 dias para verificar se os dados cadastrais dos notários, interinos, interventores e prepostos estão atualizados no Sistema Justiça Aberta. O descumprimento dessa determinação deve ser objeto de procedimento administrativo, com comunicação à Corregedoria Nacional de Justiça.
- Comunicação de Alterações: Decisões de suspensão ou perda de delegação, nomeações de interinos/interventores/prepostos, e outorga/renúncia de delegação devem ser comunicadas à Corregedoria Nacional de Justiça no prazo de 48 horas para atualização do Sistema Justiça Aberta.
3. Cadastros Finais de Cliente e Atos (Art. 311)
O CNB/CF é incumbido de manter três cadastros de abrangência nacional, integrados ao sistema CENSEC/e-Notariado:
- Cadastro Único de Clientes do Notariado (CCN): Detalhes das partes envolvidas.
- Cadastro Único de Beneficiários Finais (CBF): Identificação das pessoas físicas que, em última instância, controlam ou se beneficiam de operações.
- Índice Único de Atos Notariais (IU): Informações essenciais sobre todos os atos praticados.
3.1. Formação e Detalhamento do CCN (Art. 311, § 1º)
Os dados para formação e atualização do CCN são fornecidos pelos próprios notários, de forma sincronizada ou com periodicidade máxima quinzenal, e englobam:
- Dados dos Atos Notariais Protocolares: Relativos aos atos praticados.
- Dados de Cadastro de Firmas: Informações detalhadas sobre pessoas físicas e jurídicas:
- Pessoas Físicas: Nome, CPF, filiação, profissão, data de nascimento, estado civil, qualificação do cônjuge, documentos de identificação, endereços (residencial e profissional), dados biométricos (impressões digitais e fotografia), e o enquadramento como Pessoa Exposta Politicamente (PEP) ou em outras condições previstas nas Resoluções do COAF (Conselho de Controle de Atividades Financeiras).
- Pessoas Jurídicas: CNPJ, razão social, nome de fantasia, endereço, e dados completos de identificação (nome, CPF, documento) dos proprietários, sócios, beneficiários finais, e representantes legais que compareçam ao ato.
3.2. Índice Único de Atos Notariais (IU) (Art. 311, § 2º)
Os notários são obrigados a remeter ao CNB/CF, via CENSEC, os dados essenciais dos atos praticados, em periodicidade não superior a 15 dias, para compor o Índice Único.
- Dados Essenciais (Art. 311, § 3º):
- Identificação do cliente.
- Descrição pormenorizada da operação realizada.
- Valor da operação e o valor de avaliação para fins de incidência tributária.
- Data da operação.
- Forma e meio de pagamento.
- Outros dados definidos em regulamentos especiais ou instruções complementares.
Considerações Finais
O Artigo 310 e, em especial, o Artigo 311 do CNN estabelecem um complexo e rigoroso sistema de inteligência e compliance notarial. Ao centralizar o Cadastro Único de Clientes (CCN) com exigências detalhadas, incluindo a coleta de dados biométricos e a verificação da condição de PEP/COAF, o notariado se posiciona como um agente ativo no combate à lavagem de dinheiro e ao financiamento ao terrorismo. A obrigatoriedade de remessa quinzenal dos dados essenciais dos atos para o Índice Único (IU), incluindo valores de operação e avaliação tributária, garante um banco de dados nacional robusto, essencial para a fiscalização da atividade, a segurança jurídica e a atuação das autoridades correcionais e de controle.
Eduardo Lopes Machado é doutorando em Direito pela PUC-MG, mestre e bacharel em Direito pela Universidade FUMEC, com especializações em Direito Notarial e Registral (PUC Minas) e em Direito Imobiliário e Notarial (ESA/OAB). Atua com destaque na área notarial e registral e, no Blog Juris+, compartilha análises objetivas e atualizadas sobre o sistema notarial e registral brasileiro.