Por: Eduardo Lopes Machado
1. Introdução
O acervo das serventias extrajudiciais constitui a base material e informacional que garante a continuidade, a publicidade e a transparência dos serviços notariais e registrais. No contexto do Código Nacional de Normas (Provimento n. 149/2023), esse acervo é disciplinado a partir de uma perspectiva administrativa e contábil, que conjuga a responsabilidade pessoal do delegatário com a necessidade de controle e fiscalização pelo Poder Judiciário.
O Livro III do Código trata, em especial, dos livros administrativos e contábeis obrigatórios, das regras de escrituração, das peculiaridades aplicáveis às serventias vagas e das normas de conservação documental, evidenciando o compromisso da atividade notarial e registral com a gestão responsável e a segurança jurídica.
2. A escrituração contábil e correcional das serventias
A escrituração administrativa dos cartórios constitui dever essencial do delegatário, garantindo a rastreabilidade dos atos e das receitas decorrentes da atividade. O Código Nacional de Normas determina a obrigatoriedade de três livros administrativos principais: o Livro de Visitas e Correições, o Livro Diário Auxiliar da Receita e da Despesa e o Livro de Controle de Depósito Prévio.
Esses instrumentos cumprem funções distintas, mas complementares: o primeiro registra as fiscalizações judiciais; o segundo reflete o movimento financeiro da serventia; e o terceiro assegura o controle de valores recebidos antecipadamente a título de emolumentos.
A abertura, numeração e autenticação desses livros ficam a cargo do delegatário, podendo este utilizar processos mecânicos previamente aprovados pela autoridade judiciária competente. Cada livro deve conter termo de abertura e encerramento, com informações que garantam sua identificação e autenticidade, como número, finalidade, quantidade de folhas e assinatura do responsável.
Embora o Livro de Visitas e Correições seja lavrado pelas autoridades fiscalizadoras, a responsabilidade por sua guarda e integridade recai sobre o delegatário, que deve assegurar a conservação dos atos nele lançados. Já os demais livros são de escrituração direta do titular da delegação, ainda que a tarefa seja executada por preposto.
3. O controle financeiro e a escrituração das receitas e despesas
O Livro Diário Auxiliar segue o modelo contábil tradicional e deve registrar, de forma cronológica e detalhada, todas as receitas e despesas da unidade. A receita deve ser lançada no dia da prática do ato, independentemente do recebimento dos emolumentos, com a devida discriminação do tipo de serviço e das referências correspondentes, como o número do ato, do livro ou do protocolo.
O conceito de “dia da prática do ato” varia conforme a especialidade da serventia: corresponde à lavratura ou encerramento do ato notarial nas serventias de notas; à data do registro nos ofícios de imóveis, títulos e documentos e civil de pessoas jurídicas; e, no registro civil de pessoas naturais, à data do registro ou ao recebimento de repasse por fundo de compensação, conforme o caso.
Nos serviços de protesto, quando houver diferimento do pagamento dos emolumentos por previsão legal, considera-se a data do cancelamento, da desistência ou do pagamento do título como marco para lançamento contábil.
Os lançamentos devem refletir apenas a parcela de receita efetivamente pertencente ao delegatário, excluídas quantias recebidas em depósito, tributos de substituição ou repasses destinados ao Estado, ao Tribunal de Justiça ou a fundos públicos. Essa segregação contábil reforça a transparência na gestão dos valores e evita confusões entre receitas próprias e repasses obrigatórios.
O Código veda expressamente a cobrança parcial ou a dispensa de emolumentos, salvo nas hipóteses de isenção, não incidência ou diferimento previstos em lei. Ao fim de cada mês, o delegatário deve apurar o resultado líquido do período, e, anualmente, elaborar o balanço geral da serventia, discriminando receitas, despesas e resultados. A norma ainda prevê a possibilidade de o delegatário requerer reexame administrativo de decisões que impliquem exclusão de despesas lançadas, no prazo de 15 dias ou no prazo fixado pela legislação judiciária local.
4. As peculiaridades das serventias vagas e a atuação dos responsáveis interinos
Quando a serventia estiver vaga, os responsáveis interinos assumem não apenas a execução dos atos notariais e registrais, mas também o dever de escrituração contábil e financeira. Nesses casos, aplicam-se as mesmas regras de controle e transparência, com algumas adaptações relevantes.
O interino deve lançar, no Livro Diário Auxiliar, o valor excedente a 90,25% dos subsídios dos ministros do Supremo Tribunal Federal, depositando a quantia remanescente na conta indicada pelo respectivo Tribunal de Justiça, conforme a sistemática prevista no Provimento n. 24/2012 do CNJ.
Além disso, é vedado ao responsável interino contratar novos prepostos, reajustar salários, firmar novas locações ou realizar investimentos que comprometam a renda da unidade sem prévia autorização judicial. Qualquer despesa continuada ou projeto de investimento deve ser submetido à aprovação do Tribunal competente, reforçando a natureza temporária e fiscalmente restrita da interinidade.
A apuração do excedente é realizada trimestralmente, abatendo-se as despesas autorizadas em lei. Essa limitação busca evitar a apropriação indevida de valores públicos e assegurar que a serventia vaga mantenha sua sustentabilidade financeira até a designação definitiva de novo delegatário.
5. O controle correcional e a fiscalização financeira
A Corregedoria-Geral de Justiça de cada Estado ou do Distrito Federal possui competência para regulamentar o controle dos recolhimentos de taxas, selos e outros valores devidos ao poder público, bem como definir o conceito de “dia da prática do ato” em serviços específicos, como os Registros de Distribuição e de Contratos Marítimos.
Esse controle garante uniformidade e segurança no recolhimento de receitas públicas vinculadas à atividade extrajudicial, fortalecendo a prestação de contas e o acompanhamento institucional da atuação das serventias.
6. A conservação documental e a tabela de temporalidade
O Código Nacional de Normas também disciplina o dever de conservação do acervo documental, reconhecendo o caráter histórico e jurídico dos registros mantidos pelos cartórios. Os notários e registradores devem observar a Tabela de Temporalidade de Documentos prevista no Provimento n. 50/2015 do CNJ, que define os prazos de guarda, destinação e eventual eliminação de documentos físicos e digitais.
Essa sistemática assegura o equilíbrio entre a preservação do patrimônio documental e a eficiência na gestão do espaço e dos meios de armazenamento, compatibilizando as exigências de segurança jurídica com a modernização tecnológica das serventias.
7. Conclusão
O tratamento conferido pelo Código Nacional de Normas à escrituração contábil e à conservação documental das serventias reforça o caráter público da função notarial e registral, ainda que exercida sob delegação privada. A organização financeira, o controle de receitas e despesas, e a preservação dos registros são instrumentos indispensáveis para garantir a probidade administrativa, a rastreabilidade das operações e a transparência perante o Poder Judiciário e a sociedade.
Ao sistematizar essas obrigações, o CNJ consolida um modelo de gestão voltado à responsabilidade fiscal e documental, que harmoniza tradição, eficiência e accountability, pilares fundamentais da moderna atividade extrajudicial brasileira.
Eduardo Lopes Machado é doutorando em Direito pela PUC-MG, mestre e bacharel em Direito pela Universidade FUMEC, com especializações em Direito Notarial e Registral (PUC Minas) e em Direito Imobiliário e Notarial (ESA/OAB). Atua com destaque na área notarial e registral e, no Blog Juris+, compartilha análises objetivas e atualizadas sobre o sistema notarial e registral brasileiro.