Por: Eduardo Lopes Machado
1. A identificação obrigatória nas serventias extrajudiciais
A legislação estabelece que notários e registradores têm o dever de identificar e manter cadastro de todos os envolvidos nos atos notariais e de registro com conteúdo econômico, incluindo representantes e procuradores. Trata-se de medida essencial no âmbito da prevenção à lavagem de dinheiro e ao financiamento do terrorismo, pois assegura rastreabilidade e confiabilidade nas informações vinculadas às operações praticadas.
No caso das pessoas físicas, o cadastro deve contemplar dados básicos, como nome completo e CPF, além de outros elementos complementares, sempre que compatíveis com o ato: documentos de identificação, data de nascimento, nacionalidade, profissão, estado civil e qualificação do cônjuge, endereços completos, telefones e dados biométricos. Adicionalmente, devem ser registradas imagens de documentos e cartões de autógrafo, bem como eventuais enquadramentos em listas de sanções internacionais (Lei n. 13.810/2019) ou na condição de pessoa exposta politicamente (PEP).
No caso das pessoas jurídicas, devem ser incluídos a razão social, o CNPJ, endereços, telefone e, quando possível, informações sobre sócios, beneficiários finais e representantes legais. Também se exige a verificação quanto a possíveis sanções internacionais que recaiam sobre a entidade.
2. Aspectos procedimentais e tecnológicos do cadastro
O registro deve consignar a data de criação e de atualização do cadastro, garantindo o controle histórico das informações. Além disso, admite-se que os cadastros sejam mantidos de forma exclusivamente eletrônica, desde que observados padrões mínimos de segurança, integridade e disponibilidade definidos pelo Código Nacional de Normas. Essa possibilidade de informatização reforça a modernização dos serviços, mas impõe responsabilidades adicionais quanto à proteção de dados pessoais.
Em relação aos tabeliães de protesto, a norma flexibiliza a obrigação, permitindo que o cadastro seja realizado com base apenas nas informações fornecidas pelo apresentante do título ou documento de dívida, notadamente nome, CPF ou CNPJ e endereço. Tal medida reconhece as limitações próprias desse tipo de serviço, ao mesmo tempo em que assegura a observância das exigências mínimas de identificação.
3. Identificação de beneficiários finais e pessoas expostas politicamente
O dispositivo também disciplina a identificação de beneficiários finais e de pessoas expostas politicamente (PEPs). Notários e registradores devem consultar bases oficiais, como o cadastro eletrônico acessado via Siscoaf e o Cadastro Único de Beneficiários Finais (CBF), podendo ainda colher declarações diretamente das partes. Quando não for possível identificar com precisão o beneficiário final, o ato não será vedado, mas deverá receber atenção especial e ser acompanhado da declaração dos interessados.
Esse conjunto de regras evidencia a busca pelo equilíbrio entre a efetividade da política de prevenção e a continuidade dos serviços, evitando a criação de entraves desproporcionais ao tráfego jurídico.
4. Ampliação de requisitos e responsabilidade documental
A Corregedoria Nacional de Justiça poderá, por ato próprio, ampliar os requisitos de identificação, sobretudo para operações que destoem da média e ofereçam maior risco. Além disso, o notário deve manter cópia de documentos essenciais, como identidades, contratos sociais, estatutos, atas, procurações e alvarás. Essa exigência se estende aos registradores imobiliários em relação aos instrumentos particulares submetidos a registro.
5. Atualização periódica do cadastro
O art. 146 complementa a disciplina ao determinar que os dados cadastrais estejam atualizados no momento da prática de cada ato notarial ou registral. A atualização deve ocorrer de forma natural, por ocasião do atendimento das partes ou de seus representantes. Assim, o cadastro não é visto como estático, mas como processo dinâmico, sujeito a revisões e complementações periódicas, de modo a assegurar a fidedignidade das informações ao longo do tempo.
6. Considerações finais
A Seção III apresenta um modelo rigoroso de identificação e manutenção de cadastros, no qual se combinam obrigações de coleta, atualização e preservação de informações com o uso de ferramentas tecnológicas e consulta a bases oficiais. O sistema demonstra clara vinculação às políticas de prevenção à lavagem de dinheiro e ao financiamento do terrorismo, mas também evidencia preocupação com a proteção de dados pessoais e a proporcionalidade na exigência de informações, especialmente no âmbito dos protestos de títulos.
Como referenciar esse texto no padrão ABNT (NBR 6023:2018)
MACHADO, Eduardo Lopes. Do Cadastro de Clientes e Demais Envolvidos (arts. 145 e 146 do CNN). Juris Mais, [S.l.], 2025. Disponível em: https://jurismais.com.br/do-cadastro-de-clientes-e-demais-envolvidos-arts-145-e-146-do-cnn/. Acesso em: [DIA DA CONSULTA] [MÊS DA CONSULTA] [ANO DA CONSULTA].
Eduardo Lopes Machado é doutorando em Direito pela PUC-MG, mestre e bacharel em Direito pela Universidade FUMEC, com especializações em Direito Notarial e Registral (PUC Minas) e em Direito Imobiliário e Notarial (ESA/OAB). Atua com destaque na área notarial e registral e, no Blog Juris+, compartilha análises objetivas e atualizadas sobre o sistema notarial e registral brasileiro.