Por: Eduardo Lopes Machado
1. Introdução ao Apostilamento e à Convenção da Haia
A Convenção relativa à supressão da exigência de legalização dos atos públicos estrangeiros, conhecida como Convenção da Apostila de Haia, foi firmada no âmbito da Conferência da Haia de Direito Internacional Privado (HCCH). Esse acordo internacional objetiva simplificar o reconhecimento da validade de documentos públicos entre os Estados signatários, substituindo o complexo procedimento de legalização consular pela emissão de uma certificação denominada apostila (apostille).
O Brasil aderiu à Convenção da Apostila por meio do Decreto Legislativo nº 148/2015, e a promulgação presidencial ocorreu em 29 de janeiro de 2016. A Convenção entrou em vigor em 14 de agosto do mesmo ano, com a criação de uma estrutura de implementação sob responsabilidade do Conselho Nacional de Justiça (CNJ), que passou a coordenar o sistema denominado SEI Apostila.
Inicialmente, apenas os cartórios de notas e registros localizados nas capitais dos Estados foram autorizados a realizar o apostilamento, medida que posteriormente foi ampliada para garantir maior acessibilidade.
2. Breve histórico da Conferência da Haia de Direito Internacional Privado
A Conferência da Haia de Direito Internacional Privado (HCCH) é uma organização intergovernamental criada em 1893, cujo objetivo é unificar regras e procedimentos do Direito Internacional Privado, de modo a facilitar as relações jurídicas e comerciais entre diferentes países. Ao longo do tempo, a HCCH consolidou diversas convenções que disciplinam temas como cooperação judiciária internacional, adoção, sequestro internacional de crianças, reconhecimento de sentenças estrangeiras e legalização de documentos públicos.
3. Legalização Consular: O Processo Anterior ao Apostilamento
Antes da vigência da Convenção de Haia no Brasil, a validade internacional de documentos públicos brasileiros dependia da chamada legalização consular. Esse procedimento consistia na autenticação sucessiva de documentos por diferentes órgãos, até chegar ao consulado do país de destino, onde o documento era finalmente validado.
Em linhas gerais, o documento público brasileiro deveria passar por autenticação em repartições locais (como notários e ministérios competentes), seguido da chancela do Ministério das Relações Exteriores (Itamaraty) e, por fim, da legalização no consulado do país estrangeiro. Esse processo era burocrático, oneroso e muitas vezes moroso, motivo pelo qual a adesão à Convenção representou um marco de simplificação.
4. Relação entre a Convenção da Haia e acordos bilaterais
O Brasil, além da Convenção da Apostila, firmou acordos bilaterais para facilitar a legalização de documentos públicos, como o celebrado com a Argentina em 2004 e com a França em 2000. Esses acordos não excluem a aplicação da Convenção da Haia, mas estabelecem regimes especiais de cooperação que podem simplificar ainda mais os trâmites entre os países signatários. Em tais casos, aplica-se o regime mais favorável ao cidadão, seja pela apostila, seja pelo acordo bilateral específico.
5. Conceito e Documentos Públicos para Apostilamento
O apostilamento é o processo de autenticação de documentos para uso internacional entre países signatários da Convenção da Haia de 1961. Por meio dessa certificação, a autoridade competente confirma:
- a autenticidade da assinatura;
- a capacidade ou função do signatário do documento;
- e, quando aplicável, a autenticidade do selo ou carimbo.
No Brasil, o apostilamento é regulamentado pelo CNJ e permite que documentos públicos nacionais sejam reconhecidos no exterior sem necessidade de legalização consular.
São considerados documentos públicos para fins de apostilamento:
- Atos notariais;
- Documentos administrativos;
- Declarações oficiais;
- Documentos provenientes de autoridades judiciais.
Além disso, equiparam-se a documentos públicos os históricos escolares, as declarações de conclusão de série e os diplomas ou certificados de cursos registrados no Brasil.
6. Apostilamento Eletrônico e o Sistema Apostil CNJ
Com o avanço tecnológico, o Provimento CNJ nº 119/2021 introduziu o apostilamento eletrônico, por meio do sistema denominado Apostil. Esse programa permite que documentos digitais, assinados eletronicamente, sejam apostilados sem a necessidade de impressão em papel. O Apostil assegura autenticidade por meio de assinaturas digitais, selos eletrônicos e registro em banco de dados unificado.
7. O Código Nacional de Serventia
O apostilamento físico exige a utilização de papel de segurança padronizado e numerado, vinculado ao Código Nacional de Serventia (CNS). Esse código é um identificador único atribuído a cada serventia notarial e registral do Brasil, permitindo controle, rastreabilidade e segurança nas operações realizadas pelos cartórios.
A alienação ou cessão de papel de segurança é expressamente proibida, sob pena de responsabilização administrativa e criminal.
8. Credenciamento, supervisão e funcionamento do apostilamento
Para realizar o apostilamento, a serventia deve ser autorizada pelo CNJ e supervisionada pela Corregedoria Nacional de Justiça. O credenciamento das autoridades apostilantes é realizado pelas Corregedorias-Gerais dos Estados e do Distrito Federal, que enviam a lista ao CNJ.
O procedimento exige a capacitação obrigatória de notários, registradores e escreventes, oferecida por entidades de classe, para garantir a padronização e a segurança do serviço.
A autoridade apostilante deve verificar a autenticidade de assinaturas, cargos, funções, selos e carimbos nos documentos, valendo-se de bancos de dados eletrônicos de sinais públicos. Havendo dúvida sobre a autenticidade, pode recusar a emissão da apostila, devendo fundamentar a decisão. O solicitante, por sua vez, pode contestar a recusa, sendo possível recurso à Corregedoria-Geral de Justiça, que decidirá em até 30 dias.
O prazo para emissão da apostila não deve ultrapassar cinco dias úteis, e o serviço pode ser solicitado verbalmente, sem necessidade de requerimento escrito.
9. Conclusão
O apostilamento representa um marco de simplificação e segurança jurídica nas relações internacionais do Brasil, permitindo que documentos públicos nacionais tenham validade em mais de cem países signatários da Convenção da Haia. Ao substituir a legalização consular por um procedimento padronizado e digitalizado, o sistema brasileiro garante maior agilidade, confiança e integração com a comunidade internacional, em consonância com os princípios da desburocratização e da modernização administrativa.
Como referenciar esse texto no padrão ABNT (NBR 6023:2018)
MACHADO, Eduardo Lopes. Apostilamento e Convenção da Haia: fundamentos, procedimentos e implementação no Brasil. Juris Mais, [S.l.], 2025. Disponível em: https://jurismais.com.br/apostilamento-convencao-da-haia/. Acesso em: [DIA DA CONSULTA] [MÊS DA CONSULTA] [ANO DA CONSULTA].
Eduardo Lopes Machado é doutorando em Direito pela PUC-MG, mestre e bacharel em Direito pela Universidade FUMEC, com especializações em Direito Notarial e Registral (PUC Minas) e em Direito Imobiliário e Notarial (ESA/OAB). Atua com destaque na área notarial e registral e, no Blog Juris+, compartilha análises objetivas e atualizadas sobre o sistema notarial e registral brasileiro.